Das Schloss zum Keller ist defekt, könnten Sie das austauschen? – Wann wird noch gleich der Fahrstuhl gewartet? – Mein Nachmieter möchte die Wände selber streichen, nehmen Sie das bitte ins Übergabeprotokoll auf? – Was ich Sie schon länger fragen wollte: Meine Tochter zieht zum Studium nach Birmingham, vermieten Sie dort auch?

Wer für ein Wohnungsunternehmen im Außendienst tätig ist, der ist bisweilen im wahrsten Sinne des Wortes sehr gefragt. Früher mussten die Besuche bei Mietern akribisch im Büro vorbereitet werden, bevor man das Auto mit diversen Aktenordnern vollpackte. Und manchmal fehlten vor Ort dann doch wichtige Unterlagen, weil der Mieter unerwartete Fragen hatte oder weil einen der Nachbar spontan im Treppenhaus abpasste. Solche Situationen gibt es natürlich auch heute noch, ein Außendienstmitarbeiter kann nun jedoch dank der digitalen 360°-Lösungen von Aareon optimal damit umgehen.

Die 360°-Lösung ist eine Plattform, auf der nahezu identisch anmutende Apps und Portale sowohl für Außendienstmitarbeiter als auch Mieter basieren. Das hat mehrere Vorteile: Bestimmte Prozesse rund um eine Reparatur zum Beispiel sind für beide Parteien wichtig, auch wenn der Außendienstmitarbeiter natürlich besondere Zuständigkeiten hat. Und da die Angestellten den Umgang mit dem Tool gewohnt sind, können sie die Mieter leichter darin unterstützen, die neuen Kanäle ebenfalls zu nutzen. Während also die neue mobile Schaltzentrale die Arbeit der Außendienstmitarbeiter enorm vereinfacht, erleben die Mieter einen deutlich verbesserten Kundenservice und ein kompetent aufgestelltes Unternehmen. Das ganz nebenbei seine Kosten senkt, da es seine Ressourcen intelligenter nutzt und seine Mitarbeiter durch die effizienteren Arbeitsprozesse mehr Kapazität für Mieterbesuche haben. Die Zahlen, die Greg Johns nennt, sprechen für sich:

Ein Markt im Umbruch
Solche digitalen Lösungen haben in Großbritannien viel Potenzial, denn der britische Markt steckt in einem Umbruch. Die Regierung hat eine Effizienz-Agenda erlassen, um die Digitalisierung voranzutreiben. Laut gesetzlicher Vorgabe müssen Housing Associations ihre Mieten bis 2020 um ein Prozent pro Jahr reduzieren. Die Konsequenz: Unternehmen wollen effizienter werden und digitalisieren ihre Geschäftsabläufe. Zudem überprüfen sie ihre Kosten. Greg Johns nennt ein ganz alltägliches Beispiel: „In Großbritannien hat jede Immobilie einen Boiler. Wir können mit der Lösung 360° Field Worker durch die Analyse der Daten herausfinden, welche Boiler besonders preisgünstig und langlebig sind und gleichzeitig die geringsten Wartungskosten verursachen.“ Die Verwaltung kann dann bei Sanierungen und Neubauten die entsprechenden Geräte anschaffen.

Die Zukunft der 360°-Anwendungen sieht Greg Johns durchweg optimistisch. Ein wichtiger Punkt neben der Internationalisierung des Produkts ist für ihn das Potenzial für die Integration weiterer Prozesse und Vernetzung von Partnern: „Die digitale 360°-Lösung kann Aufgaben, Vorgänge und Informationen aus zahlreichen Quellen bündeln, ob ERP-Systeme, Energieversorger, Auftragnehmer und andere externe Partner.“ Als potenzielle Anwender sieht er neben Außendienstmitarbeitern und Mietern auch Management, Back Office, Auftragnehmer und Drittanbieter. Auch die Einbindung in Big-Data-Analysen sei denkbar. Wenn etwa ein Verwalter voraussagen kann, wer unter den Mietern in finanzielle Schwierigkeiten geraten könnte, ist er in der Lage, darauf frühzeitig zu reagieren, bevor für beide Seiten ernste Probleme entstehen.